Efektivní řízení dokumentace dle ISO 9001 a VDA 1
Udělejte si jednou provždy pořádek ve firemních dokumentech. Naučíme vás principy štíhlé a efektivní správy dokumentace podle norem ISO 9001 a VDA 1. Zvládnete celý životní cyklus dokumentu a připravíte se na každý audit s naprostým klidem. Získejte systém, který vám i celé firmě ušetří čas a nervy.
Vybrat termín a přihlásit seNejbližší termín:
Pro koho je kurz ideální?
Mírně pokročilý
U účastníků předpokládáme základní znalosti tématu.
Vstupní předpoklady
Pro tento kurz se předpokládá základní orientace v systémech managementu. Pokud s touto oblastí teprve začínáte, doporučujeme vám nejprve absolvovat kurz, který probírá základy řízení kvality (QMS) a normu ISO 9001, což vám poskytne potřebný základ.
- Manažery kvality, EMS a BOZP
- Správce dokumentace (Document Controllers)
- Interní auditory systémů managementu
- Asistentky a administrativní pracovníky
- Všechny, kdo tvoří a spravují firemní dokumenty
Co si z kurzu odnesete?
- Ušetříte čas a snížíte náklady na správu dokumentace.
- Snížíte riziko chyb plynoucích z použití neplatných postupů.
- Zajistíte hladký a úspěšný průběh interních i externích auditů.
- Zvýšíte efektivitu, pořádek a procesní disciplínu v celé firmě.
- Získáte cenné a praktické know-how pro vaši profesi.
- Zjednodušíte a zprůhledníte firemní procesy pro všechny kolegy.
- Osvědčení o absolvování v českém a anglickém jazyce.
- Komplexní školicí materiály a praktické příklady z praxe.
- Vzorové postupy a směrnice pro řízení dokumentace.
- Kontrolní seznamy (checklisty) pro přípravu na audit.
- Tipy a triky od lektora se zkušenostmi z desítek auditů.
Vyberte si termín
Potřebujete proškolit celý tým?
Připravíme vám kurz na míru u vás ve firmě nebo online. Kontaktujte nás pro individuální nabídku.
Tento kurz školí
Ing. Helena Nováková
Expert na QMS dle ISO 9001 a ISO13485, interní auditor a poradce v oblasti kvality.
Zobrazit kompletní profil- Systémy managementu kvality (QMS) dle ISO 9001
- QMS pro zdravotnické prostředky dle ISO 13485
- Požadavky amerického trhu na QMS (FDA 21 CFR Part 820/QMSR)
- Analýza rizik pro výrobce zdravotnických prostředků
- Interní audit systémů kvality
- Audity dodavatelů
Co se na kurzu naučíte?
Proměňte chaos ve firemní dokumentaci v přehledný a funkční systém. Na tomto kurzu se naučíte efektivně řídit dokumenty a záznamy v souladu s normou ISO 9001 a dalšími standardy. Osvojíte si celý životní cyklus dokumentu – od tvorby přes změnové řízení až po archivaci. Pro vaši firmu to znamená méně byrokracie a pro vás klidnější audity.
Osnova kurzu
- Dokumentace jako pomocník, ne přítěž – Principy štíhlé dokumentace a požadavky norem na „dokumentované informace“.
- Typy dokumentů v systému managementu – Rozdíl mezi dokumentem a záznamem; Příručka kvality, směrnice, postupy, instrukce, formuláře a záznamy.
- Tvorba a identifikace dokumentů – Jak psát srozumitelné postupy, zásady pro číslování a značení dokumentů.
- Životní cyklus dokumentu – Od návrhu, přes připomínkování a schválení až po zavedení do praxe.
- Změnové řízení v praxi – Jak efektivně řídit změny, aby se informace dostaly ke správným lidem a stáhly se neplatné verze.
- Distribuce a řízení kopií – Jak zajistit, aby všichni měli přístup k aktuálním verzím (řízené vs. neřízené kopie).
- Archivace a skartace – Pravidla pro ukládání, stanovení archivačních dob a správný postup při likvidaci dokumentů.
- Elektronická správa dokumentace (DMS) – Výhody, nevýhody a principy pro zavedení elektronického systému.
Zajímá vás toto téma?
Zobrazit podrobný popis kurzu
Máte pocit, že se topíte v papírech, vaši zaměstnanci občas používají zastaralé postupy a každý audit pro vás znamená stres s dohledáváním správných dokumentů? Nejste v tom sami. Špatně řízená dokumentace je častou brzdou efektivity a zdrojem zbytečných rizik. Přitom správně nastavený systém má být užitečným pomocníkem, který zajišťuje hladký chod firmy, a ne byrokratickou přítěží, která všechny jen zdržuje od skutečné práce.
Na našem praktickém kurzu Vám ukážeme, jak vnést do vaší dokumentace systém a řád. Naučíme Vás, jak vytvořit štíhlou, logickou a pro uživatele přívětivou soustavu dokumentů, která bude plně v souladu s požadavky norem jako je ISO 9001 nebo specifickými standardy pro automobilový průmysl, například VDA 1. Společně projdeme celý životní cyklus dokumentu: od jeho správného vytvoření, přes transparentní změnové řízení a distribuci, až po systematickou archivaci a bezpečnou skartaci.
Kurz standardně probíhá prezenční formou v našich učebnách v Hradci Králové, ale rádi pro vás připravíme i online variantu nebo firemní školení na míru přímo ve vaší společnosti. Po jeho absolvování budete přesně vědět, jak zkrotit firemní dokumentaci, ušetřit čas sobě i kolegům a připravit se na jakýkoliv audit s naprostým klidem a jistotou.
Jste připraveni začít?
Vyberte si termín, který vám nejlépe vyhovuje, a udělejte další krok ve své kariéře. Místa se rychle plní!
Zobrazit termíny a přihlásit seOrganizace kurzu
Délka kurzu
- 1 den
Harmonogram kurzu
- Přibližně týden před začátkem kurzu vám e-mailem pošleme podrobné informace s harmonogramem. Nemusíte se obávat, že byste něco promeškali.
Osvědčení o absolvování kurzu
- Účastníkům bude vystaveno osvědčení v češtině a angličtině o absolvování kurzu. Osvědčení specifikuje rozsah a obsahovou náplň školení a jeho platnost není časově omezena.
Cena a storno kurzu
- V ceně jsou zahrnuty studijní materiály (tištěné nebo v PDF) a pro prezenční účastníky je připraveno i celodenní občerstvení a oběd.
- Odeslání objednávky (přihlášky) je závazné. Objednávku můžete bezplatně zrušit nejpozději 5 pracovních dnů před zahájením akce. Při pozdějším zrušení platí 100 % storno poplatek. Můžete ale poslat náhradníka.
- Cena kurzu platí vždy pro jednu osobu. Fakturu zasíláme po skončení kurzu.
Průběh online kurzu
- Ke kurzu se připojíte přes odkaz, který Vám pošleme cca týden před začátkem. Stačit Vám bude běžný webový prohlížeč a počítač s funkčním mikrofonem, kamera je výhodou.
- Doporučujeme se připojit 15 minut před začátkem, abychom si stihli ověřit, že vše funguje.
Často se nás ptáte
Pracuji v malé firmě o 10 lidech. Je tento kurz pro mě vhodný?
Ano, rozhodně. Principy efektivního řízení dokumentace jsou univerzální a v malé firmě je jejich zavedení často mnohem jednodušší a rychlejší. Naučíte se, jak vytvořit jednoduchý a funkční systém, který vám nebude přidělávat zbytečnou práci a pomůže vám v dalším růstu.
Dostaneme na kurzu nějaké vzorové směrnice nebo formuláře?
Ano, součástí našich školicích materiálů jsou i vzorové příklady, například směrnice pro řízení dokumentace nebo šablona pro záznam o změně. Tyto vzory můžete použít jako inspiraci a praktický základ pro tvorbu vašich vlastních firemních dokumentů.
Řeší se na kurzu i specifické požadavky GDPR na řízení dokumentů?
Ačkoliv kurz není primárně zaměřen na GDPR, principy, které se naučíte (např. řízený přístup, pravidla pro archivaci a skartaci), jsou přímo aplikovatelné i na dokumenty s osobními údaji. Správné řízení dokumentace je základním předpokladem pro splnění požadavků GDPR.
Máte jiný dotaz?
Ptáte se k tématu (FAQ)
Je v normě ISO 9001 stále povinná Příručka kvality?
V aktuální verzi normy ISO 9001:2015 již Příručka kvality není explicitně vyžadována. Mnoho firem ji však stále udržuje jako užitečný „rozcestník“ k celému systému managementu. Na kurzu vám ukážeme, jaký rozsah dokumentace je dnes optimální, aby byl systém funkční a ne zbytečně složitý.
Jak dlouho musíme archivovat záznamy o kvalitě?
Doba archivace se liší. Primárně ji určují zákony (např. účetní doklady), dále požadavky vašich zákazníků (v automobilovém průmyslu to bývá i 15 a více let) a v neposlední řadě vaše vlastní potřeby. Na kurzu si probereme, jak správně nastavit archivační a skartační řád, abyste splnili všechny požadavky.
Jaký je nejlepší způsob, jak číslovat firemní dokumenty?
Neexistuje jeden „nejlepší“ systém, ale existují osvědčené principy. Systém musí být hlavně jednoznačný, logický a srozumitelný pro všechny uživatele. Na kurzu si představíme několik praktických a funkčních systémů číslování, ze kterých si můžete vybrat ten nejvhodnější pro vaši firmu.